公司报销费用类型(公司报销费用类型的表格标准模板)

问答 2023-01-08 12:13:17

最佳回答

企赋财务小灵
小婵
推荐于 2023-01-08 12:13:17
满意答案

一、总则

1、为有效执行企业资金管理内部控制制度,规范资金支付审批程序,明确审批权限,提高资金使用效率,控制资金风险,根据相关法律规定,现结合公司具体情况,特制定本制度:

2、本制度适用于公司全体员工及全部费用的报销及付款业务。

二、费用报销种类

1、生产材料采购费用:指公司采购各类生产用材料支付的费用。

2、生产用配件类及固定资产购置类费用:指公司采购各类生产设备、土建及厂房建设、维修用备品、备件费用。

3、日常经营管理类费用:公司日常经营管理中发生的各类办公费用、管理费用与销售费用。

三、费用报销票据基本要求

1、工程及设备采购、物资及备件、费用报销时务必提供增值税专用发票或普通发票,且该发票应当符合国家税收法规的规定。

2、固定资产购置费用、生产材料采购费用、生产用配件费用除国家规定不得使用增值税专用发票的业务外,均必须取得增值税专用发票。

3、其他费用因尽量取得增值税专用发票

4、因特殊情况不能取得正规发票的,在报销时由业务经办人写出不能取得发票的书面情况说明,经部门主管签字后方能作为附件处理,否则财务不予审核与审批通过。

四、报销单据填写要求

1、工程及设备购置费用、生产用配件类费用、生产材料采购费用,应填列《付款申请单》。

2、零星生产用配件类费用、日常经营管理类费用、业务招待费、车辆使用维护费、办公用品购置费、出差费用等应填写《费用报销单》。

五、发票开具业务规定

(一)、采购生产用物资、能源、水及备件发票及费用发票开具

1、签订了采购合同的物资、能源、水及及备件开具发票时,严格按合同上注明的名称、型号、单价与发票类别(专票或普票)开具,数量按合同要求并按实际供货数量填写。

2、未签订采购合同的物资、能源、水及及备件开具发票时,按通用名称开具,通用名称与实际名称不一致的,按通用名称开具,物料型号、数量、单价与发票类别(专票或普票)按实际供货情况填写。

(二)、采购的设备发票开具

1、签订了采购合同的设备开具发票时,严格按合同上注明的名称、型号、单价开具,数量按合同要求并按实际供货数量填写,且必须开具增值税专用发票。

2、未签订采购合同的设备开具发票时,按通用名称开具,通用名称与实际名称不一致的,按通用名称开具,按实际供货设备型号、数量、单价填写,且必须开具增值税专用发票。

(三)、基础建设及土建发票开具

1、签订了合同的基建,按合同注明的工程名称开具(对方财务先确认是否能开具),备注注明工程名称及工程地址。合同为包死金额的,发票总金额必须与合同总金额完全一致,如出现工程量变更的,则发票总金额必须与合同总金额加上工程量对应的变更金额之和。签订合同为审定值的,必须开具进度发票,待审计报告出具后,再开具差额发票,发票总金额必须与审定值金额完全一致。

2、基础建设及土建工程,要求必须签订合同。

(四)、运费发票开具

1、增值税一般纳税人提供货物运输服务,使用增值税专用发票和增值税普通发票,开具发票时应将起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容填写在发票备注栏中,如内容较多可另附清单。

(五)、其他发票开具可以咨询财务后开具。

(六)、发票开具责任部门及处罚规定

1、发票开具业务规定中第一条至第三条发票开具部门为厂区采购部与后勤部,第四条发票开具部门为公司销售部。

2、以上业务严格按照要求开具发票,如出现发票开具错误,则每份罚直接责任人20元,罚直接领导5元,由于发票开具错误导致公司发生损失的,直接责任人按10%罚款,罚款上限为3000元,直接领导按5%罚款,罚款上限为5000元。

六、付款报销附件及审批流程

(一)、根据《付款申请单》与《费用报销单》的内容要求填写,无须填写的内容应在方框里划∕。

(二)、各类申请付款类型及应提供的附件资料

1、主要原料、辅助原料付款业务

(1)、付款时间:付款日为每天,每天中午下班前为单据截至日,之后的单据进入下一付款日。

(2)、付款附件资料:

①、采购合同原件;

②、原料及辅助材料质检单(化验单)。

(3)、财务重点审核事项

①、付款申请单上的合同编号、供应商名称、供应商账号、合同金额等项目是否与签订执行的合同事项相符,付款申请单大小写金额是否一致;

②、与财务软件核对已付金款是否正确,且已付款金额与本次付款金额是否超过合同金额(或应付款总额);

③、合同中涉及的发票是否已接收或已入账(非预付款付款申请),是否存在延期交货情况,是否存在未按合同条款按时付款从而导致产生违约金风险;

④、付款申请单同时附有发票的,一定要检查发票开具名称、型号、数量、单价、金额等项目是否与实际到货事项相符。

(4)、付款流程

①采购部门填写付款申请单;②采购副总审核;③财务会计审核;④财务总监审核;⑤审计审核;⑥董事长批准;⑦出纳付款。

2、生产设备付款、生产备件业务

(1)、付款时间:付款日为每天,每天中午下班前为单据截至日,之后的单据进入下一付款日。

(2)、付款附件资料:

①、采购合同原件(含请购单或申请单、安全管理协议、违约责任、三方比价、工期进度、授权委托书);

②、签批手续完备的验收单(法务副总盖章);

③、入场材料过磅单(需要过磅的物料)与检测报告单;

④、已入库并来发票的,附采购入库单;

⑤、发票原件及复印件(非预付款付款申请);

⑥、安全施工协议(此条适用于带有安装的业务)。

(3)、财务重点审核事项

①、付款申请单上的合同编号、供应商名称、供应商账号、合同金额等项目是否与签订执行的合同事项相符,付款申请单大小写金额是否一致;

②、与财务软件核对已付金款是否正确,且已付款金额与本次付款金额是否超过合同金额(或应付款总额);

③、合同中涉及的发票是否已接收或已入账(非预付款付款申请),是否存在延期交货情况,是否存在未按合同条款按时付款从而导致产生违约金风险;

④、付款申请单同时附有发票的,一定要检查发票开具名称、型号、数量、单价、金额等项目是否与实际到货事项相符;

⑤、验收单是否符合付款要求,且是否自申请验收之日起三天内验收完毕;

⑥、资产验收单是否将合同中涉及的交货期,及是否达到技术合同中的技术要求进行表述,并在验收结论中明确表述验收结果,涉及多个部门验收的,各验收部门独立表述验收事项及验收结果。

(4)、付款流程

①后勤部门填写付款申请单;②后勤经理审核;③王海峰审核;④财务会计审核;⑤财务总监审核;⑥审计审核;⑦董事长批准;⑧出纳付款。

3、基建付款业务

(1)、付款时间:付款日为每天,每天中午下班前为单据截至日,之后的单据进入下一付款日。

(2)、付款附件资料:

①、基建合同原件(含请购单或申请单、安全管理协议、违约责任、三方比价、工期进度、授权委托书);

②、进度验收单、水电费及扣款申请、罚款单及扣款申请,工期出现拖延的,一定要有对方出具的工期拖延说明(此条适用于进度款付款申请单);

③、资产验收单,完工验收确认表、考勤表、水电费及扣款申请、罚款单及扣款申请及按期完工说明(要求写明工期是否拖延,拖延的写明原因及索赔情况,质量是否达到要求等事项),工期出现拖延的,一定要有对方出具的工期拖延说明;(此条适用于完工付款申请单)

④、不欠工资证明;

⑤、安全施工协议;

⑥、工程计算表、施工计划表;

⑦、发票原件及复印件(非预付款付款申请)。

(3)、财务重点审核事项

①、付款申请单上的合同编号、供应商名称、供应商账号、合同金额等项目是否与签订执行的合同事项相符,付款申请单大小写金额是否一致;

②、与财务软件核对已付金款是否正确,且已付款金额与本次付款金额是否超过合同金额(或应付款总额);

③、施工计算表中数据核算是否正确,施工计算表中核算金额是否与合同金额相符,不符的应增加说明(此条适用于完工验收后付款);

④、合同中涉及的发票是否已接收或已入账(非预付款付款申请),是否存在延期完工情况,是否存在未按合同条款按时付款从而导致产生违约金风险;

⑤、付款申请单同时附有发票的,一定要检查发票开具名称、数量(面积)、金额等项目是否与合同事项相符;

⑥、验收单是否符合付款要求,且是否自申请验收之日起三天内验收完毕;

⑦、资产验收单是否将合同中涉及的施工期,及是否达到施工合同中的施工要求进行表述,并在验收结论中明确表述验收结果,涉及多个部门验收的,各验收部门独立表述验收事项及验收结果。

(4)、付款流程

①后勤部门填写付款申请单;②后勤经理审核;③王海峰审核;④财务会计审核;⑤财务总监审核;⑥审计审核;⑦董事长批准;⑧出纳付款。

4、能源、水费付款业务

(1)、付款时间:付款日为付款单审批完成的当日。

(2)、付款附件资料:

①、签字的厂区能源、水费确认表

(3)、财务重点审核事项

①、付款申请单上的供应商名称、供应商账号、付款金额等项目是否与发票事项相符,付款申请单大小写金额是否一致;

②、发票开具金额是否与签字的厂区能源、水费确认表数据一致。

(4)、付款流程

①后勤部门(维修部门)填写付款申请单;②部门领导审核;③王海峰审核;④财务会计审核;⑤财务总监审核;⑥审计审核;⑦董事长批准;⑧出纳付款。

5、厂区无形资产付款业务

(1)、付款时间:付款日为每天,每天中午下班前为单据截至日,之后的单据进入下一付款日。

(2)、付款附件资料:

①、采购合同原件(含技术协议原件);

(3)、财务重点审核事项

①、付款申请单上的合同编号、供应商名称、供应商账号、合同金额等项目是否与签订执行的合同事项相符,付款申请单大小写金额是否一致;

②、与财务软件核对已付金款是否正确,且已付款金额与本次付款金额是否超过合同金额(或应付款总额);

③、合同中涉及的发票是否已接收或已入账(非预付款付款申请),是否存在延期完工情况,是否存在未按合同条款按时付款从而导致产生违约金风险;

④、付款申请单同时附有发票的,一定要检查发票开具名称、金额等项目是否与合同事项相符;

⑤、进度验收单是否符合付款要求;

⑥、资产验收单是否将合同中涉及的施工期,及是否达到施工合同中的施工要求进行表述,并在验收结论中明确表述验收结果,涉及多个部门验收的,各验收部门独立表述验收事项及验收结果。

(4)、付款流程

①业务部门填写付款申请单;②部门领导审核;③财务会计审核;④财务总监审核;⑤审计审核;⑥董事长批准;⑦出纳付款。

6、厂区费用类付款业务

(1)、付款时间:款日为付款单审批完成的当日。

(2)、付款附件资料:

①、附有副总批准的费用申请单,如维修申请、公务招待审批单等;

②、业务发票及复印件、收据、领用的公司物品、费用明细清单等;

③、有副总、部门领导、经办人签字的费用报销单,酒水超标的要有董事长签批的说明;

④、付款垫支凭证(此条适用于自己垫支资金)

⑤、户名、账号、开户行等打款资料。

(3)、财务重点审核事项

①、付款申请单应付款、申请付款金额、付款事由是否准确;

②、发票是否符合税法要求;

③、费用报销单填写的报销金额是否在公司核定的预算范围或标准之内。

(4)、付款流程

①业务部门填写付款申请单;②部门领导审核;③王海峰审核;④财务会计审核;⑤财务总监审核;⑥审计审核;⑦董事长批准;⑧出纳付款。

7、运输费用付款业务

(1)、付款时间:付款日为每天,每天中午下班前为单据截至日,之后的单据进入下一付款日。

(2)、付款附件资料:

①、运费清单;

(3)、财务重点审核事项

①、审核销售报送的运费是否数据准确;

②、审核销售报送的运费清单是否与发货信息大体一致,是否合理;

③、审核货物接收单上的发货信息是否准确,收货单位与销货单上的发货地址是否相符,收货单位是否盖章、签字、收货人身份证信息、签收日期、实收数量是否与发货数量一致,收货人与发货信息不一致的,是否有收货授权委托书等。

(4)、付款流程

①销售部门填写付款申请单;②销售经理审核;③财务会计审核;④财务副总审批;⑤审计审核;⑥董事长批准;⑦出纳付款。

8、总部费用类付款业务

(1)、付款时间:付款日为付款单审批完成的当日。

(2)、付款附件资料:

①、附有副总批准的费用申请单,如维修申请、公务招待审批单等;

②、业务发票及复印件、收据、领用的公司物品、费用明细清单等;

③、有副总、部门领导、经办人签字的费用报销单,酒水超标的要有董事长签批的说明;

④、付款垫支凭证(此条适用于自己垫支资金)

⑤、户名、账号、开户行等打款资料。

(3)、财务重点审核事项

①、付款申请单应付款、申请付款金额、付款事由是否准确;

②、发票是否符合税法要求;

③、费用报销单填写的报销金额是否在公司核定的预算范围或标准之内。

(4)、付款流程

①报销人员填写付款申请单;②部门经理审核;③财务会计审核;④财务副总审批;⑤审计审核;⑥董事长批准;⑦出纳付款。

(三)、补充事项说明

1、以上涉及的付款事项各部门应严格执行,文件中未提到的付款事项参照以上事项执行,特殊情况下的付款可以咨询财务后执行;

2、以上付款业务中,所有提到的发票,都必须附有一份发票复印件交财务。七、其他说明事项

1、签订完毕后的采购合同原件我公司应保留2份,财务及采购部各留存一份。传真或扫描件合同,合同上需注明传真件、扫描件视同原件,与原件有同等的法律效力。

2、合同签订单位、发票开具单位与付款单收款单位必须一致。

3、财务当天上午下班前收到的单据,必须在当天下午下班前审核完毕,登记交接簿后交由审计审核签字,审计审核完毕后交还财务部并由出纳交由董事长签批。出纳收到签批完整的付款申请单或需要直接付款的费用单据后根据资金情况及缓急程度支付款项。会计人员根据签批完整的付款申请单、费用报销单后入账。

4、各责任部门及处罚规定

(1)、采购部门对签订的采购合同合规合法性负责,并对采购物料的型号匹配性、数量及质量负责,采购部门收集全付款资料后上交财务部门审核,如出现合同严重错误,则每份合同罚直接责任人200元,罚直接领导100元,由于合同错误导致公司发生损失的,直接责任人按10%罚款,罚款上限为3000元,直接领导按5%罚款,罚款上限为5000元。

(2)、各部门对汇总于采购部门的资料负直接责任,在审核资料过程中发现资料错误的,每发现一次错误,罚直接部门领导50元。

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