三单匹配是指哪三单(三单匹配的目的)
2023-08-14
二、采购开票
曾接触一个上市公司案例,该集团是国有企业,下属有个钢材采购平台公司,早先是为集团配套采购钢材,后来也做对外贸易,就是利用批量采购和资金优势降低钢厂采购价格,然后再卖给中小企业客户,毛利率约5个点。这种业模式本没有问题,合同/订单、发票、收发货记录、资金都是匹配的,结果ZJH检查时认为是虚假交易?因为没有物流记录。企业也很冤枉,说行业规则都这样,钢厂销售的钢材一般会送至物流中心仓库(仓库有些属于钢厂,有些属于第三方),企业的下游客户直接去仓库调货,当然不承担物流成本,怎么解释都不行。
如何解决采购的真实、准确、完整呢?一般来说三单要匹配,就是订单、入库单(验收单)、发票;同时有物流记录、资金流水正常。
1. 三单匹配,大多数公司都能做到,尤其是有ERP的公司,环环紧扣,想造假都不容易。我的领导说过一个故事:早先他在外资企业上班,用的SAP系统,有一年海关来了一班人查进出口,听说他们公司用的SAP系统,掉头就走,说不要查了,当然这故事有点夸张。会计需要注意的是入库单保管,原则上所有入库单应该单独装订成册,存放财务室。
2. 物流记录其实很难做到和物料匹配,但是你得有!如果交易量大,物流支出很小,那就要考虑是否在采购合同/订单上注明物流成本由对方承担,千万别用格式文本:由本公司承担运费。
3. 供应商往来余额要定期清理,不能长期挂账。长期挂账,税务局就会找上门。
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